Rapportera genom att posta ett brev

Börja med att identifiera problemet och tänk igenom vad som har hänt. Beskriv all fakta du känner till. Utveckla ditt påstående noggrant samt allt som kan ha relevans för rapporten. Informationen du lämnar ska vara så korrekt och detaljerad som möjligt. Utelämna privata åsikter och spekulationer.
Ta hjälp av nedanstående frågor för att kunna ge en så tydlig bild som möjligt:

• Vad anmälan avser för händelse?
• Vem eller vilka är inblandade?
• När det hände?
• Var det hände?
• Om det var en engångsföreteelse eller om problemet är pågående eller återkommande?

Inkludera kontaktinformation till potentiella vittnen samt bifoga eller ange var eventuella bevis (exempelvis i pappersform eller elektroniskt) kan hittas.

Det gör du som du vill. Du behöver inte uppge vem du är oavsett om du lägger brevet på postlådan eller skickar det via ombud. Om du vill försäkra dig om att brevet kommer fram finns det tjänster som du kan använda när du skickar ditt brev via postombud för att följa brevet.

Det är helt upp till dig. Anledningen att du kan välja mellan olika rapporteringskanaler är för att vi vill ge dig möjlighet att rapportera på det sätt du känner dig mest bekväm med. Av samma anledning får du gärna skriva för hand. Om du skriver för hand är det viktigt att du skriver tydligt för att undvika missförstånd när handläggaren läser din rapport.

Ditt brev tas emot av en oberoende handläggare. Vi söker inte efter några fingeravtryck. Brevet skannas in och sparas som ett ärende i visselblåsarsystemet, därefter förstörs originalbrevet.

När du väljer att vara öppen kan en direktkontakt etableras via till exempel telefon. Detta underlättar för hanteringen av ärendet eftersom vi kan ha en snabb och öppen dialog med dig. Det går att ha en dialog via systemet även när du väljer att vara anonym, dock inte lika effektiv eftersom den är beroende av hur ofta du loggar in för att uppdatera dig i ärendets status och för att svara på frågor som kan vara avgörande för processen.

De som handlägger ärenden som kommer in genom visselblåsarsystemet arbetar på uppdrag åt Whitepaper Advisors. Alla handläggare har tystnadsplikt i enlighet med upprättat sekretessavtal för att få arbeta med tjänsten.

När du skapar din rapport kommer du att få frågan om du vill vara öppen med din identitet. Det kan du göra på två sätt:

1. Öppen enbart mot handläggare som hanterar rapporten. Om du väljer detta alternativ är det bara handläggaren hos oss som får ta del av dina personuppgifter för att sköta kommunikationen med dig. (Whitepaper Advisors är därmed personuppgiftsansvariga.) Handläggarna är alltid en extern oberoende part, och uppgifterna om vem du är lämnas inte ut till berörd organisation.
2. Öppen både mot din handläggare och den organisationen som ärendet avser. I detta fall kommer vi att delge dina personuppgifter för den kommitté hos organisationen som har till uppgift att besluta om hur ärenden skall hanteras. (Organisationen är därmed personuppgiftsansvariga.)
   Om din rapport pekar på att någon i kommittén är inblandad, exkluderas denna person från att vara delaktig i beslut och vidare hantering av ärendet.